CAJAS

Es la unidad mínima de manipulación y gestión.   La caja estará compuesta por un número indefinido de unidades de una misma  Referencia (Código de Artículo).  A la caja también se le conoce en MetaAlmacen como UC.

A la entrada y a la salida las cajas siempre van agrupadas en palets. Para los movimientos dentro del almacén, se podrán mover en cajas o en palets. Cada caja tiene un número de serie único, así como su correspondiente etiqueta de Código de Barra.

Las cajas se pueden trasvasar a otras cajas, dando lugar al nacimiento de una o más nuevas cajas.  Para cada nueva caja, se conoce su caja padre, con lo que se puede obtener perfectamente una trazabilidad de la mercancía, desde que entra hasta que sale.

PALETS

Es la agrupación de una o más cajas en una unidad de embalaje.  En función de la homogeneidad de las cajas contenidas (mismas Referencias o no), diferenciamos los palets en los distintos tipos:

UM
Denominamos así a los palets homogéneos que contienen todas las cajas de la misma Referencia (Código de Artículo)

UMG
Estos son los palets que están formados por cajas con distintas Referencias

UMS
Así denominamos a aquellos palets que contienen cajas individuales sin etiquetar, así como a aquellas cajas, que por sus grandes dimensiones, conforman un palet en sí.

Es el procedimiento por el que se da de alta la mercancía en el Almacén. En la aplicación MetaAlmacen, esta entrada se puede realizar de dos formas distintas:  Entrada Manual y Entrada con un documento EDI .

MANUAL
1) Se recibe la mercancía física con su correspondiente albarán.
2) Se crea en MetaAlmacen un nuevo Albarán de Entrada.
3) Se dan de alta las Referencias, con sus correspondientes cantidades en MetaAlmacen.
4) Se imprimen las correspondientes etiquetas de caja (UC) con un número de serie único (en código de barra), que le asigna secuencialmente la aplicación. Se deben ir pegando (etiquetando) estas etiquetas en sus correspondientes cajas.
5) Se ubica el material en una de las ubicaciones disponibles en el  almacén.

CON DOCUMENTO EDI
En caso de que la Entrada se hiciese a partir de un documento EDI, el proceso sería más rápido y cómodo, así como también más económico.
1) Se recibe informáticamente un documento EDI de la empresa que nos remite la mercancía.
2) Este documento EDI se incorpora a MetaAlmacen, quedando en espera, hasta que se reciba la mercancía.
3) Cuando llega la mercancía así como el correspondiente albarán manual (cuyo contenido debe coincidir con el documento EDI ya recibido), se procede a la recepción en MetaAlmacen de la misma.
4) El proceso de recepción se realizará leyendo las etiquetas de la mercancía. Como nuestra aplicación ya conoce (porque viene informado en el documento EDI que ya hemos incorporado) para cada código de barra leído, con qué mercancía se corresponde, el proceso será mucho más rápido.

Llamamos Cambios de Ubicación o Movimientos de Mercancías a cualquier cambio de situación, que se realice para una caja o palet, una vez que ha entrado en el Almacén, hasta su expedición.  Durante este movimiento, ni la mercancía ni sus contenedores (cajas, palets) sufren modificación alguna.   La aplicación va creando un registro de todas las ubicaciones por las que ha pasado una caja, desde su entrada en el almacén, hasta su expedición.

Cambio de Ubicación Física

Este caso está destinado a mover la mercancía físicamente de una ubicación a otra.  Esta opción permite ir cogiendo y soltando cajas de forma alternativa, según va pasando el usuario por las distintas ubicaciones.

Para ello el usuario debe ir seleccionando cajas en el origen. Puede seleccionar tantas como quiera de una o más ubicaciones. Una vez seleccionadas las cajas, tendrá la posibilidad de ir alternando entre depositar cajas en el destino o ir seleccionando cajas nuevas para mover.

Con esta herramienta, el operario podrá ir realizando una combinación de ir cogiendo físicamente cajas y soltando durante su recorrido, con lo que podrá optimizar los movimientos a realizar.

Cambio de Ubicación Informática

El objetivo de esta opción es el de poder cambiar, desde un ordenador, la ubicación informática de la mercancía, sin utilizar PDA.

Si por el motivo que fuese, se encontrase una caja en una ubicación errónea (ubicación física distinta que la informática), mediante una pantalla destinada a tal fin, se puede cambiar la ubicación informática de la caja, para hacerla corresponder con su ubicación física. En este cambio de ubicación, no existen ubicaciones intermedias, es decir, la mercancía cuando deja de estar en la ubicación inicial, ya está en la ubicación final, con lo que no queda mercancía en el almacén en estados intermedios.

El trasvase es el proceso por el que se pasa mercancía de una o varias cajas a otra u otras cajas. Por tanto, durante este proceso se modifica la unidad mínima de manipulación, que es la caja (UC).

Como consecuencia de estas alteraciones, que se reflejan informáticamente, hay que modificar también la información mostrada en sus correspondientes etiquetas de papel, ya que durante el proceso de trasvase, lo único que cambia es la cantidad de unidades contenidas en ellas.

Las distintas combinaciones que se pueden dar en este proceso son:

La caja origen queda vacía. Por tanto no hay que imprimir una etiqueta nueva para la misma ya que esa caja ha quedado anulada.

A la caja origen le sigue quedando mercancía tras el trasvase.  En este caso hay que imprimir una nueva etiqueta para esta caja, que aunque contenga el mismo Código de Artículo (Referencia) y el mismo número de serie, habrá variado su cantidad.  La caja destino es nueva.  En este caso nace una nueva caja en el almacén para la que hay que imprimir una nueva etiqueta indicando la cantidad contenida. Desde un punto de vista de trazabilidad, estas cajas tienen como  fecha de entrada en el almacén, la fecha de la caja de donde procede (madre).

La caja destino ya existía.  En este caso, al igual que en el caso de cuando ya existía la caja origen, hay  que imprimir una nueva etiqueta, con la nueva cantidad contenida.

La aplicación va dejando un registro de todos los movimientos de trasvases que se le van realizando a las cajas, con el objeto de poder controlar la trazabilidad de las mismas.

Una vez recibido el pedido en MetaAlmacen, se procede a la preparación del mismo.  Para ello, para cada Artículo solicitado (Referencia), se muestran las existencias disponibles, por Depositante y en orden FIFO.

Igualmente la aplicación sólo mostrará para seleccionar, la mercancía de aquellos Depositantes que sean suministradores del solicitante del pedido. Durante la preparación del Pedido, la aplicación va informando de las cantidades solicitadas y de las que se están suministrando.

Una vez se ha preparado el Pedido, la aplicación genera el Albarán de Salida, así como las correspondientes etiquetas de expedición para los palets de salida. Estos palets de salida, se podrán crear con Artículos (Referencias) homogéneos (UM) o agrupando distintos Códigos de Artículos en el mismo palet (UMG).  Las etiquetas de caja (UC) serán las mismas que ya tenían desde la entrada.

Opcionalmente se puede generar un documento EDI (AVIEXP) que se envía electrónicamente al destinatario. Cuando llega la mercancía al destinatario, éste puede realizar la recepción mediante lecturas de códigos de barra, ya que su sistema de información ya conoce los códigos de barra de la mercancía que se está recibiendo.
Con la utilización de EDI se evita que el destinatario tenga que etiquetar las cajas a la recepción y se consigue reutilizar la misma etiqueta desde origen a destino.

La aplicación dispone de un potente y flexible sistema de inventarios, que permite realizar en caliente y de una forma segura, inventarios de la mercancía así como de que su ubicación física coincida con la informática.

Para realizar un nuevo inventario se deben seleccionar una serie de criterios (Depositantes, Códigos de Artículos, Almacenes, Calles, etc.), que bloquearán automáticamente cada una de las cajas (UC) que están contenidas en esa selección.

Mientras las cajas permanezcan bloqueadas no se podrá hacer ninguna operación con ellas (trasvase, movimiento de ubicación o expedición).    Si se intentara realizar cualquiera de estas operaciones, se impediría y se informaría de la causa.

Conforme se vayan inventariando las cajas (UC), mediante la lectura del código de barra de la misma así como de la lectura de la ubicación, se podrán ir produciendo las siguientes circunstancias:

Ok. La caja está ubicada físicamente donde aparece informáticamente. En este caso se elimina automáticamente el bloqueo para la misma y pasa a estar disponible para poder operar con ella normalmente.

Caja mal ubicada. Se lee una caja en una ubicación física que no se corresponde con la almacenada informáticamente. El sistema creerá una incidencia y procederá a reubicar informáticamente la caja en la ubicación en la que realmente está.

Caja no encontrada. Al final del proceso, si siguen quedando cajas en la lista del inventario informático, que no han sido localizadas en las ubicaciones físicas que se informaban, significa que se le ha pasado al operario realizar una lectura sobre la misma,  o que la caja está en una ubicación física distinta, con lo que quedará reflejada como perdida y habrá que localizarla.

Caja nueva.  Si durante el proceso se lee un código de barra de una caja y la aplicación informa que esa caja no existe en la base de datos, se tratará de una caja física que no se ha dado de alta en el sistema informático y por tanto habrá que proceder a su alta

Mediante esta útil herramienta, los usuarios podrán poner avisos y/o bloqueos sobre los elementos importantes del almacén y de sus procesos relacionados.
Cada aviso o bloqueo lleva un texto asociado, para informar al usuario que quiera interactuar con ese elemento.

Un elemento puede tener más de un aviso y/o bloqueo. Hasta que no se eliminen todos los bloqueos, no se podrá interactuar con ese elemento.  Los elementos bloqueados tendrán un símbolo al lado que indica de forma visual tal situación.

Los elementos sobre los que se pueden poner avisos y bloqueos son:

Caja (UC). El sistema informático impedirá cualquier acción sobre una caja bloqueada y por tanto no se podrán trasvasar, mover de ubicación o expedir.  En caso de que sea un aviso, cada vez que se interactúe con ella, se mostrará automáticamente el aviso.

Palets. En realidad los palets no se bloquean, lo que se bloquean son las cajas contenidas en un palet, pero se ofrece un método de bloquear por palet, para bloquear de una sola vez todas las cajas que contiene, y facilitar así esta acción.

Ubicación. Al igual que con las Cajas y Palets, también se pueden bloquear ubicaciones.  Por ejemplo para reservarlas para cualquier fin, y que impida que se puedan coger o depositar mercancía en las mismas.

Tarifas. Se pueden bloquear tarifas para que no se puedan añadir o eliminar de una entrada o de una salida.